Nếu bạn đang làm thủ tục nhập khẩu hàng Nhật về Việt Nam, gần như chắc chắn bạn sẽ phải “đi qua” một thứ: tờ khai hải quan. Nghe có vẻ hành chính, nhưng thực tế đây là bước quyết định lô hàng có được thủ tục thông quan đúng tiến độ hay không – và cũng là nơi dễ phát sinh lỗi nhất (sai mã hàng, thiếu chứng từ, lệch trị giá… dẫn tới bị kiểm tra, thậm chí bị giữ hàng ở hải quan).
Bài này Tiximax tổng hợp theo hướng dễ làm, dễ kiểm tra lại: tờ khai hải quan là gì, chuẩn bị hồ sơ hải quan nhập khẩu ra sao, cách khai báo hải quan và truyền tờ khai trên Vnaccs, kèm các lưu ý riêng cho hàng Nhật (thuế, chứng từ, HS code…).
Tổng quan về tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là bản kê khai (điện tử) toàn bộ thông tin liên quan đến lô hàng nhập khẩu: ai nhập, ai bán, hàng gì, số lượng bao nhiêu, trị giá, vận chuyển, HS code, thuế dự kiến… để cơ quan hải quan tiếp nhận, kiểm tra và quyết định thông quan.
Nói đơn giản: khai báo hải quan chính là bạn “nói rõ ràng – đúng chuẩn” trên tờ khai hải quan để hải quan biết lô hàng là gì, đi theo diện nào, nộp thuế ra sao.
Các loại tờ khai hải quan phổ biến hiện nay
Dựa theo mục đích và hình thức xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan hiện được chia thành các nhóm cơ bản sau:
Tờ khai hải quan xuất khẩu
Loại tờ khai này áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện việc đưa hàng hóa ra khỏi phạm vi lãnh thổ Việt Nam nhằm phục vụ hoạt động thương mại hoặc các mục đích hợp pháp khác. Một số hình thức xuất khẩu thường gặp bao gồm: xuất khẩu kinh doanh, tái xuất hàng hóa, xuất khẩu theo hợp đồng gia công và xuất khẩu phi mậu dịch.
Tờ khai hải quan nhập khẩu
Tờ khai hải quan nhập khẩu được lập cho các lô hàng đưa từ nước ngoài vào Việt Nam để tiêu thụ, sản xuất, gia công hoặc đầu tư. Các loại hình nhập khẩu phổ biến có thể kể đến như: nhập khẩu hàng hóa tiêu thụ nội địa, tái nhập, nhập khẩu phục vụ gia công, nhập khẩu phục vụ dự án đầu tư và nhập khẩu phi mậu dịch.
Tờ khai hải quan tạm nhập tái xuất
Đây là loại tờ khai sử dụng trong trường hợp hàng hóa được đưa vào Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó xuất trả ra nước ngoài và không lưu thông tại thị trường nội địa. Hàng hóa thuộc diện tạm nhập tái xuất thường là máy móc, thiết bị thuê mượn, hàng phục vụ hội chợ, triển lãm, sự kiện quốc tế, hàng hóa gửi bảo hành hoặc các loại pallet đi kèm theo hàng.
Tờ khai hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ
Tờ khai xuất nhập khẩu tại chỗ áp dụng cho các giao dịch hàng hóa giữa doanh nghiệp trong nước với doanh nghiệp chế xuất hoặc đối tác nước ngoài, trong đó hàng hóa được giao nhận ngay tại Việt Nam mà không thực hiện thủ tục qua cửa khẩu quốc tế. Hình thức này thường áp dụng cho hàng hóa gia công theo hợp đồng hoặc hàng giao tại Việt Nam nhưng vẫn thực hiện đầy đủ thủ tục xuất nhập khẩu theo quy định.
Tờ khai hải quan phi mậu dịch
Tờ khai phi mậu dịch dùng cho các loại hàng hóa không mang tính thương mại, không phục vụ mục đích mua bán, chẳng hạn như quà biếu, quà tặng, hàng viện trợ nhân đạo, hoặc hàng hóa trao tặng cho cá nhân và tổ chức.
Hồ sơ hải quan nhập khẩu cần có
Tùy mặt hàng và điều kiện mua bán, nhưng một bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu thường xoay quanh các chứng từ nhập khẩu sau:
- Invoice (hóa đơn thương mại): thể hiện trị giá, điều kiện mua bán.
- Vận đơn (Bill of Lading/AWB): chứng từ vận chuyển.
- Packing List: thể hiện đóng gói, số kiện, trọng lượng (có thì càng tốt).
- Hợp đồng (Contract): tùy trường hợp.
- Chứng từ thanh toán: khi cần giải trình trị giá.
- Chứng từ kỹ thuật: catalog/spec, MSDS… (tùy hàng).
- Giấy phép/kiểm tra chuyên ngành: nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.
- Chứng từ xuất xứ (C/O): nếu muốn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định (tùy trường hợp).
Bạn có thể xem bộ này như “bộ xương” để làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Thiếu một mắt xích, tờ khai hải quan dễ bị dừng để bổ sung.
Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng Nhật
Dù bạn tự làm hay thuê dịch vụ, quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu thường đi theo các bước:
- Chuẩn bị chứng từ + dữ liệu hàng.
- Tra HS code + xác định chính sách mặt hàng.
- Lên nội dung tờ khai hải quan.
- Truyền tờ khai trên Vnaccs (khai báo hải quan điện tử).
- Nhận phân luồng (xanh/vàng/đỏ) và xử lý theo luồng.
- Nộp thuế – hoàn tất nghĩa vụ.
- Thông quan – nhận hàng – lưu hồ sơ.
Hướng dẫn khai báo hải quan trên phần mềm Vnaccs
Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan thông qua phần mềm Ecus5 – Vnaccs. Do đó, nội dung dưới đây sẽ tập trung hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm này trong quá trình khai báo hải quan điện tử. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường gọi chung đây là phần mềm khai báo hải quan điện tử Vnaccs.
Phần mềm Vnaccs hỗ trợ nhiều nghiệp vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp thuận tiện trong quá trình làm thủ tục, bao gồm:
-
Thực hiện khai báo hải quan điện tử (e-Declaration);
-
Lập và quản lý hóa đơn điện tử (e-Invoice);
-
Thực hiện thanh toán điện tử các khoản phí, thuế (e-Payment);
-
Khai và tiếp nhận C/O điện tử (e-C/O), trong đó hiện nay phổ biến là C/O form D và form AK được áp dụng dưới hình thức điện tử;
-
Gửi bản lược khai hàng hóa dưới dạng điện tử (e-Manifest).
Các bước cơ bản truyền tờ khai hải quan bằng phần mềm Vnaccs
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số và hồ sơ khai báo hải quan
Mỗi chữ ký số tương ứng với một tài khoản sử dụng trên hệ thống Vnaccs. Một doanh nghiệp có thể đăng ký và sử dụng nhiều chữ ký số khác nhau tùy theo nhu cầu.
Trước khi tiến hành khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và chứng từ cần thiết, bao gồm:
- Thông tin phục vụ khai báo hải quan.
- Thông tin pháp lý của doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ đăng ký.
- Xác định loại hình doanh nghiệp và loại hình xuất nhập khẩu.
- Thông tin chi tiết về hàng hóa: tên hàng, tính chất hàng, xác định hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không (kiểm tra chất lượng, xin giấy phép, kiểm dịch, khai báo hóa chất, …) để khai báo chính xác trên hệ thống.
Chứng từ cần chuẩn bị khi truyền tờ khai:
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) – không bắt buộc trong mọi trường hợp.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – bắt buộc.
- Vận đơn (Bill of Lading) – áp dụng cho tờ khai nhập khẩu.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) – cần thiết khi có kiểm hóa.
- Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) – đối với hàng nhập khẩu.
- Các loại giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu có).
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp quá trình khai báo diễn ra thuận lợi và tránh sai sót.
Bước 2: Đăng ký tài khoản sử dụng hệ thống Vnaccs
Đối với doanh nghiệp mới thành lập chưa có dữ liệu trên hệ thống hải quan, cần thực hiện đăng ký thông tin với Tổng cục Hải quan. Sau khi thông tin được cập nhật, doanh nghiệp sẽ được cấp các thông tin đăng nhập, bao gồm:
- Mã người sử dụng (User Code);
- Mật khẩu đăng nhập;
- Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID);
- Khóa truy cập hệ thống.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể nhờ đơn vị cung cấp chữ ký số hỗ trợ đăng ký tài khoản VNACCS. Đây là phương án nhanh chóng và đơn giản hơn. Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện các bước khai báo tiếp theo.
Bước 3: Lập tờ khai hải quan
Căn cứ vào bộ chứng từ xuất nhập khẩu đã chuẩn bị (hợp đồng, hóa đơn, packing list, …), người khai hải quan tiến hành nhập thông tin và lập tờ khai trên phần mềm theo đúng các tiêu chí quy định của hệ thống VNACCS.
Bước 4: Truyền tờ khai lên hệ thống hải quan
Sau khi hoàn tất việc lập tờ khai, dữ liệu sẽ được gửi lên hệ thống hải quan điện tử. Hệ thống sẽ phản hồi kết quả ngay sau khi tiếp nhận. Nếu có lỗi phát sinh, phần mềm sẽ hiển thị thông báo để người khai chỉnh sửa và gửi lại.
Khi thông tin khai báo hợp lệ, hệ thống sẽ trả về số tờ khai và kết quả phân luồng, bao gồm:
- Luồng xanh (số “1”): Miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có), lô hàng được thông quan ngay.
- Luồng vàng (số “2”): Kiểm tra hồ sơ giấy. Doanh nghiệp cần bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan hải quan. Trường hợp cần kiểm tra thực tế hàng hóa sẽ chuyển sang quy trình như luồng đỏ.
- Luồng đỏ (số “3”): Kiểm tra hồ sơ giấy kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa.
Thực tế: hàng Nhật vào luồng vàng/đỏ không phải hiếm nếu mô tả hàng chưa đủ rõ, hoặc trị giá khai báo thấp hơn mặt bằng, hoặc HS code thuộc nhóm nhạy cảm.
Hiện nay, việc kiểm hóa được thực hiện theo hai hình thức: kiểm tra trực tiếp bằng cách mở container hoặc kiểm tra thông qua máy soi.
Bước 5: Thông quan và nhận hàng
Sau khi hoàn tất kiểm tra và được cơ quan hải quan chấp thuận, tờ khai được đóng dấu thông quan và doanh nghiệp tiến hành nhận hàng theo quy định.
Bước 6: Lưu trữ và nhập dữ liệu vào phần mềm
Doanh nghiệp cập nhật, lưu trữ dữ liệu tờ khai và chứng từ liên quan trên phần mềm để phục vụ công tác quản lý và đối chiếu sau này.
Lưu ý: Khi thực hiện truyền tờ khai hải quan, người khai cần nhập chính xác toàn bộ thông tin theo chứng từ và tuân thủ các quy định tại thông tư, nghị định hiện hành. Thông tin về ngày khai báo sẽ được hệ thống tự động cập nhật, người khai không cần nhập thủ công.
Cách tra cứu thông tin tờ khai hải quan mới nhất
Hiện nay, người thực hiện thủ tục cho tờ khai hải quan có thể dễ dàng kiểm tra thông tin tờ khai thông qua Cổng thông tin điện tử của Hải quan Việt Nam. Quy trình tra cứu được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào website chính thức của Hải quan Việt Nam tại địa chỉ: Tại đây
Bước 2: Tại giao diện trang chủ, chọn chức năng “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan”
Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu như: số tờ khai, mã số doanh nghiệp và ngày đăng ký tờ khai
Bước 4: Nhấn nút “Tra cứu” để xem chi tiết nội dung tờ khai hải quan
Những thông tin trên giúp bạn hiểu rõ hơn tờ khai hải quan là gì cũng như quy trình khai báo và tra cứu tờ khai một cách chính xác. Việc nắm vững các bước và thông tin cần thiết sẽ giúp hạn chế tối đa những sai sót không mong muốn trong quá trình thực hiện thủ tục. Nếu bạn đang cần một đơn vị uy tín hỗ trợ cung cấp thông tin và dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp, Tiximax là lựa chọn đáng tin cậy. Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, chúng tôi tự tin mang đến giải pháp hiệu quả và tối ưu cho khách hàng.
Cách tính thuế nhập khẩu khi nhập hàng Nhật
Phần cách tính thuế nhập khẩu nên hiểu theo nguyên tắc, vì thuế suất cụ thể phụ thuộc mã HS, chính sách mặt hàng và ưu đãi (nếu có).
Các khoản thuế phổ biến
- Thuế nhập khẩu.
- VAT (thuế GTGT).
- Tùy hàng: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế BVMT…
Công thức dễ dùng
- Thuế nhập khẩu = Trị giá tính thuế × Thuế suất nhập khẩu.
- VAT = (Trị giá tính thuế + Thuế nhập khẩu + (thuế khác nếu có)) × Thuế suất VAT.
Trong đó: Trị giá tính thuế thường dựa trên trị giá hải quan (liên quan điều kiện mua bán, cước, bảo hiểm…).
Thuế nhập khẩu hàng Nhật có tối ưu được không?
Có thể tối ưu nếu:
- Chốt đúng HS code.
- Có chứng từ xuất xứ phù hợp (tùy hiệp định áp dụng và điều kiện của lô hàng).
- Chứng từ đầy đủ, thống nhất, hạn chế bị “đẩy” qua tham vấn trị giá.
Lưu ý: Đừng “ép” thuế và thấp bằng cách khai trị giá không đúng thực tế. Rủi ro bị tham vấn, ấn định thuế, chậm thông quan thường đắt hơn nhiều.
Checklist thực tế cho tờ khai hải quan hàng Nhật
Bạn có thể dùng checklist này trước khi truyền tờ khai:
- Tên hàng mô tả đủ: vật liệu + công dụng + model (nếu có).
- Đã tra HS code và có bằng chứng kỹ thuật kèm theo.
- Invoice và vận đơn thống nhất người bán/ người mua/ điều kiện giao hàng.
- Packing list khớp số kiện – trọng lượng.
- Trị giá khai báo hợp lý, có chứng từ thanh toán (khi cần).
- Xác định hàng có cần giấy phép/ kiểm tra chuyên ngành không.
- Chuẩn bị sẵn phương án thuế (thuế nhập khẩu + VAT) theo mã HS.
Tiximax hỗ trợ khai báo hải quan hàng Nhật uy tín
Nếu bạn không muốn “tự bơi” với tờ khai hải quan và chứng từ (đặc biệt khi lô hàng có nhiều dòng, nhiều mặt hàng), Tiximax có thể hỗ trợ theo hướng:
- Rà soát chứng từ – chuẩn hóa mô tả hàng.
- Hỗ trợ tra HS code theo thông tin kỹ thuật.
- Thực hiện khai báo hải quan và theo dõi xử lý theo luồng.
- Tư vấn phương án thuế và hồ sơ để thông quan thuận lợi.
Câu hỏi hay gặp khi làm tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan làm trong bao lâu?
Tùy luồng và độ “sạch” của hồ sơ.
- Luồng xanh: thường nhanh, chủ yếu hoàn tất nghĩa vụ thuế/phí và lấy hàng.
- Luồng vàng: hải quan xem hồ sơ hải quan nhập khẩu (invoice, vận đơn, packing list, tài liệu kỹ thuật…). Thiếu/không khớp là kéo dài.
- Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ + có thể kiểm hóa nên lâu nhất.
Muốn nhanh: mô tả hàng rõ, chốt đúng HS, chứng từ đồng nhất ngay từ đầu để tránh sửa tờ khai.
Không có C/O thì có nhập được hàng Nhật không?
Vẫn nhập bình thường. C/O chủ yếu để hưởng ưu đãi thuế; không có thì áp mức thuế tương ứng theo mã HS. Với hàng Nhật, quan trọng nhất vẫn là mô tả đúng bản chất và HS code chuẩn để tránh bị hỏi lại/ấn định thuế.
HS code là gì? Khi nào cần tra HS code?
HS code là gì?
HS code Nhật Bản là mã số phân loại hàng hóa theo hệ thống HS. Mã này dùng để:
- Xác định thuế suất nhập khẩu, VAT và các loại thuế khác (nếu có).
- Xác định hàng có thuộc diện quản lý, cần giấy phép/ kiểm tra chuyên ngành hay không.
- Là “xương sống” để khai đúng thông tin hàng trên tờ khai hải quan.
Tra HS code thế nào cho đúng?
Việc tra HS code không nên làm theo kiểu “nhìn tên hàng đoán mã”. Cách thực tế nhất:
- Chốt bản chất hàng:
- Hàng làm từ gì? (vật liệu chính).
- Dùng để làm gì? (công dụng).
- Hoạt động thế nào? (nguyên lý).
- Có model/thông số kỹ thuật không?
- Đối chiếu biểu thuế theo cấu trúc chương/nhóm: Đọc chú giải chương/nhóm giúp tránh nhầm giữa các nhóm gần giống nhau.
- Chuẩn hóa mô tả hàng theo mã đã chọn: Mô tả càng “đúng bản chất” thì càng ít bị hỏi lại.
Với hàng Nhật, hãy giữ lại catalog/spec, link hãng, ảnh tem nhãn, hướng dẫn sử dụng… để khi cần giải trình mã HS hoặc trị giá liên quan đến tờ khai hải quan có cái “cầm tay chỉ việc”.
Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng đi Nhật nhanh chóng – tiết kiệm 2025.
Kết luận
Tóm lại, để làm tờ khai hải quan nhanh và hạn chế phát sinh khi nhập hàng Nhật, bạn chỉ cần bám 3 điểm: mô tả hàng đúng bản chất, tra HS code chắc tay, và chuẩn bị chứng từ nhập khẩu hay hồ sơ hải quan nhập khẩu đầy đủ – đồng nhất. Khi dữ liệu “sạch”, việc khai báo hải quan trên VNACCS sẽ gọn hơn, giảm khả năng bị chuyển luồng vàng/đỏ hoặc bị giữ hàng ở hải quan, đồng thời giúp bạn chủ động cách tính thuế nhập khẩu và dự trù chi phí trước khi hàng về.
Nếu bạn muốn tối ưu thời gian và tránh lỗi tờ khai hải quan ngay từ đầu, liên hệ Tiximax Nhật Việt ngay để được tư vấn HS code, dự trù thuế và hỗ trợ khai báo – thông quan hàng Nhật nhanh, đúng ngay từ đầu.
